Ajouter une programmation

Programmation : 

Permanente

Ponctuelle

Nom des types de programmation : 

Permanent

Insertion

Ponctuelle

Stage

Sortie Famille

Précision :

A utiliser pour les activités régulières

A utiliser pour les activités ponctuelles

Spécificités :

Configuration d’une programmation :

Activité : Activité concernée par la programmation.

Structure : L’activité à une structure par défaut mais il est important de la préciser dans la programmation. C’est cette information qui est récupérée pour le front. 

Intitulé : Titre de la programmation en back-office (console d’administration)

Débute le et termine-le : Début et fin de la programmation (Période des séances).

- Programmation permanente : Vous devez choisir la date de début et de fin

- Programmation ponctuelle : C’est la date de la première séance et la date de la dernière séance qui seront prises en compte. 

Fréquence :  

- Programmation permanente : Hebdomadaire, bimensuel, mensuel

- Programmation ponctuelle : Ce champs n’est pas éditable

Age minimal et maximal : Tranche d’âge du public calculé à partir de la date du début de l’activité. Si un contact souscrit à une activité et qu'il est trop "jeune" à la date d'inscription mais qu'il obtient l'âge minimum avant la fin de l'activité, alors l'inscription est possible

Places disponibles : Nombre de places disponibles à la réservation.

Durée : Durée de l’activité qui permet de calculer les tarifs et les statistiques.

Intervenant : Il faut un intervenant pour chaque programmation. Vous pouvez à postériori éditer les intervenants pour chaque séance.

Paramétrage d’un intervenant dans la Fiche Famille.

Niveau : Indication complémentaire de niveau visible en front office

Nécessite une autorisation de sortie (mineur) : Ajoute la colonne « Permission de sortie » dans les listes de présences. Permet de vérifier rapidement les usagers ayant ou non une autorisation de sortie

Non soumis aux frais d’inscription : Permet de paramétrer une programmation en ligne sans frais d’inscription obligatoire.  

Code analytique : Vous pouvez indiquer une code analytique spécifique pour la programmation, il sera utilisé à la place du code analytique de l’activité si le champ est complété. 

Valeurs de ventilations : Elles permettent de rajouter des informations disponibles dans les exports Ani (Code analytique, Secteur d’activité). Paramétrables dans le menu « Généraux – Clés de ventilations)

Il est nécessaire de mettre au moins une valeur comptable.

Paramètres en Back office : 

Inscription possible une fois la date de fin dépassée : permet une inscription alors que la programmation est déjà passée.

Ex : Un usager a effectué un stage du 10 au 20 octobre alors qu’il ne s’était pas inscrit. Cette fonction permet d’inscrire l’usager en back-office alors que la programmation est terminée.

Paramètres en Front office : 

Code inscription : Ce code permet d’ajouter un code obligatoire lors de l’inscription en ligne. Il peut être généré aléatoirement. Le même code peut être utilisé sur plusieurs programmations.

Inscription(s) uniquement sur place : Affiche sur le front l’indication « Uniquement sur place », l’inscription en ligne n’est donc pas possible.

Tarifications :

Au choix : 

• Prix fixe : Prix unique pour la programmation
• Groupe tarifaire : Tarif en fonction des variables

N.B : Si le groupe tarifaire n’est pas correctement complété (saison active, grille avec montants complétées) alors la programmation sera affichée comme « Indisponible » en front. 

Tarifications à la saison :

Prorata pour les inscriptions :

Système de calcul des inscriptions au prorata

Choix du type de prorata :

1. Au Trimestre :

• 1er trimestre : le montant vaut le prix établi dans la grille tarifaire (ou prix fixe)
• 2ème trimestre : le montant vaut 2/3 du prix établi dans la grille tarifaire (ou prix fixe)
• 3ème trimestre :  le prix montant 1/3 du prix établi dans la grille tarifaire (ou prix fixe)

   2. Mois [les mois sont calculés en fonction de la date de début et de fin (programmation ou forfait)] : 

• Nombre de mois restants (en fonction de la date d'inscription) / Nombre de mois totaux (+jours restants) [ex: 10,3 mois]

Calcul du taux : mois restants / nombre de mois (+ jours) totaux

mois restants (entre la date de fin et la date d'inscription)
 1 + ((année date de fin * 12 + mois date de fin) - (année date d'inscription * 12 + mois date d'inscription))

nombre de mois (+ jours) totaux (entre la date de fin et la date de début)
(1 + ((année date de fin * 12 + mois date de fin) - (année date de début * 12 + mois date de début))) - (1 - ((dernier jour du mois date de début - jour date de début) / dernier jour du mois date de début))

    3. Sessions : calcul au nombre de séances restantes, à la date d’inscription : 

• Nombre de séances restantes (en fonction de la date d'inscription) / Nombre de séances total de la programmation

Date d’activation des proratas pour les inscriptions : 

Le calcul des proratas ne s’effectue qu’à partir de la date d’activation.

Attention : 

Si une inscription est faites le jour d'une séance, celle-ci est considéré comme passée (la date d'inscription ne prend pas en compte l'heure de la séance, si elle est passée ou non).

Prorata pour les remboursements : 

Système de calcul des remboursements des sommes restantes au prorata.

Choix du type de prorata :

1. Trimestre : idem inscription
2. Mois : idem inscription (en fonction de la date d'arrêt)
3. Sessions : idem inscription (en fonction de la date d'arrêt) avec un calcul différent sur le nombre de séances total. 

Si la date d’inscription est inférieure ou égale à la date du prorata, le nombre de séances total sera le nombre de séances de la programmation 

Si la date d’inscription est supérieur à la date du prorata, le nombre de séances total sera le nombre de séances restantes de la programmation,  au moment de l'inscription.

Date d’activation des proratas pour les remboursements :

Le calcul des proratas ne s’effectue qu’à partir de la date d’activation.

Frais de fournitures :

Frais de fournitures : ce sont des frais de fournitures additionnels à l’activité qui viennent en complément du tarif de la programmation. Vous pouvez les ajouter en cliquant sur « Ajouter les frais de fournitures ».

Ex. frais de fournitures pour un cours de dessin.

Programmation permanente :

Disponible pendant les jours fériés : Permet de forcer la génération des séances pendant les jours fériés.

Disponible pendant les vacances scolaires : Permet de forcer la génération des séances pendant les vacances scolaires.

C’est la paramétrage du/des jours de l’activité, de l’horaire et du lieu de celle-ci. C’est à partir de ces données que sont générées les sessions. 

Il est nécessaire de paramétrer les lieux et salles pour qu’elles soient disponibles dans ce menu.

Programmation ponctuelle :

Vous pouvez générer des sessions de date à date en cliquant sur « Générer les sessions » :

Il vous suffit de compléter l’ensemble des données et de cliquer sur « Appliquer »

Ou vous pouvez ajouter manuellement des séances en cliquant sur « Ajouter une séance »

Pour valider une programmation, cliquez sur « Créer une programmation », celle-ci est en brouillon jusqu’à qu’elle soit publiée.